COSO Internal Control

      Sebuah organisasi yang dikelola mestinya mempunyai unsur-unsur pengelolaan yaitu unsur perencanaan (planning), unsur pengorganisasian (organizing), unsur pelaksanaan (actuating) dan unsur pengendalian (controlling). Unsur tersebut diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi.Sistem pengendalian (controlling) dapat berasal dari organisasinya sendiri (intern) maupun berasal dari luar organisasinya (ekstern). 
      Sistem pengendalian intern harus memenuhi unsur-unsur seperti kompetensi pegawai yang seusai dengan tanggung jawab, pemisahan tanggung jawab dan fungsi dalam organisasi terutama pemisahan authorized (otorisasi), pencatatan (akuntansi), dan penyimpanan aset (bendahara), sistem pemberian wewewnang , tujuan dan teknik serta pengawasan untuk menciptakan pengendalian atas aset, hutang, penerimaan dan pengeluaran, dan lain sebagainya agar dapat diandalkan.   
     Tujuan dari sistem pengendalian intern secara umum akan membantu suatu organisasi mencapai tujuan operasional yaitu efektivitas dan efisiensi kegiatan, keterandalan laporan keuangan, dan kepatuhan pada peraturan yang berlaku.
      COSO mendefinisikan Internal Control adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan direksi, manajemen, dan staff, untuk membuat reasonable assurance mengenai:

• Efektifitas dan efisiensi operasional
• Reliabilitas pelaporan keuangan
• Kepatuhan atas hukum dan peraturan yang berlaku

      Menurut COSO framework, internal control terdiri dari 5 unsur yang terkait yaitu

1. Control Environment
2. Risk Assessment
3. Control Activities
4. Information and Communication
5. Monitoring

      Lingkungan pengendalian
      Lingkungan pengendalian adalah kondisi yang dibangun dan diciptakan dalam suatu organisasi yang akan mempengaruhi efektivitas pengendalian.Lingkungan pengendalian menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern, menyediakan disiplin dan struktur. Lingkungan pengendalian menyediakan arahan bagi organisasi dan mempengaruhi kesadaran pengendalian dari orang-orang yang ada di dalam organisasi tersebut.
       Faktor-faktor lingkungan pengendalian mencakup integritas, nilai etis, dan kompetensi dari orang dan entitas, filosofi manajemen dan gaya operasi, cara manajemen memberikan otoritas dan tanggung jawab serta mengorganisasikan dan mengembangkan orangnya, perhatian dan pengarahan yang diberikan oleh board.

       Penaksiran Resiko
       Risiko merupakan hal-hal yang berpotensi menghambat tercapainya tujuan. Identifikasi terhadap risiko (risk identification) diperlukan untuk mengetahui potensi-potensi kejadian yang dapat menghambat dan menghalangi terwujudnya tujuan organisasi. Penaksiran resiko adalah identifikasi entitas dan analisis terhadap resiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana resiko harus dikelola.
        Hal yang terutama dalam penilaian risiko ini adalah adanya kesadaran (awareness) pegawai dan pimpinan dalam organisasi bahwa setiap kegiatan pekerjaan, terutama kegiatan pokok pekerjaan, memiliki risiko yang harus dikelola. Pengelolaan akan tergantung pada tingkat risiko yang dihadapi.

        Aktivitas Pengendalian
        Aktivitas pengendalian adalah tindakan yang diperlukan untuk mengatasi risiko, menetapkan dan melaksanakan kebijakan serta prosedur, serta memastikan bahwa tindakan tersebut telah dilaksanakan secara efektif.Aktivitas pengendalian memiliki berbagai tujuan dan diterapkan di berbagai tingkat organisasi dan fungsi. Umumnya aktivitas pengendalian yang mungkin relevan dengan audit dapat digolongkan sebagai kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan review terhadap kinerja, pengolahan informasi, pengendalian fisik, dan pemisahan tugas.

        Informasi dan Komunikasi 
        Informasi dan komunikasi adalah pengidentifikasian, penangkapan, dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka.Penyampaian informasi yang tidak baik dapat mengakibatkan kesalahan interpretasi penerima informasi. 

        Pemantauan 
        Pemantauan adalah tindakan pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan manajemen dan pegawai lain yang ditunjuk dan bertanggung jawab dalam pelaksanaan tugas sebagai penilai terhadap kualitas dan efektivitas sistem pengendalian intern.Aktivitas pemantauan dapat mencakup penggunaan informasi dan komunikasi dengan pihak luar seperti keluhan pelanggan dan respon dari badan pengatur yang dapat memberikan petunjuk tentang masalah atau bidang yang memerlukan perbaikan.

Sistem Pembelian Kredit

Dokumen yang digunakan untuk pembelian kredit :

1.   Surat permintaan pembelian

Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat permintaan pembelian.

2.   Surat permintaan penawaran harga

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

3.   Surat order pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.

4.   Laporan penerimaan barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

5.   Surat perubahan order pembelian

Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.

6.   Bukti kas keluar

Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok.

Catatan-Catatan Akuntansi yang Digunakan untuk pembelian kredit :

1.      Register bukti kas keluar, Adalah suatu jurnal untuk mencatat utang yang timbul dari pembelian.

2.      Jurnal pembelian, Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.

3.      Kartu utang, Jika dalam catatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang.

4.      Kartu persediaan, Dalam sistem akuntansi pembelian. Kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

Flowchart Pembelian Kredit 

 

1.                  Bagian pembelian memesan gabah, kemudian menerbitkan form pemesanan gabah.

2.                  Form pemesanan gabah diberikan kepada bagian pemasok , kemudian bagian pemasok memesan gabah dan menghasilkan hasil panen dan nota pembelian.

3.                  Hasil panen dan nota pembelian dibikrim ke bagian pembelian, dan bagian pembelian memberikan hasil panen ke bagian gabah dan nota pembelian ke pemimpin

4.                  Bagian gabah membuat laporan penerimaan barang, dan laporan tersebut dibikin 3 bagian, yang pertama diarsip, yang kedua diberikan ke pemimpin dan yang ketiga diberikan ke pemasok dan di arsip oleh pemasok.

5.                  Pemimpin memberikan bukti setor kepada pemasok dan satunya diarsip, pemasok mengecek dan menerbitkan surat pelunasan pembayaran yyang pertama diarsip dan yang kedua dikirim ke bagian pembelian.

6.                  Bagian pembelian memproses surat pelunansan pembayaran dan membuat laporan yang pertama di arsip dan yang kedua diberikan kepada pemimpin.

7.                  Dengan laporan penerimaan barang dan laporan pelunasan pembayaran, pemimpin membuat laporan pembelian dan kemudian di arsip.

Teknik dan Dokumentasi Sistem

 TEKNIK DAN DOKUMENTASI SISTEM

Teknik-teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan.

1. Penggunaan Teknik-teknik sistem dalam Auditing

Penugasan auditing dibagi dalam 2 komponen dasar, yaitu:

a. Audit Intern bertujuan menetapkan tingkat SPI yang dapat diandalkan organisasi. Bisanya memerlukan beberapa jenis pengujian ketaatan, untuk melihat eksistensi, efektifitas, dan kontinuitas operasi pengendalian intern yang diandalkan perusahaan.

b. Audit Laporan Keuangan merupakan pengujian substantive, yakni verivikasi langsung atas laporan keuangan.

Contoh : pengujian substantive atas kas akan mencakup konfirmasi langsung saldo bank.

Evaluasi Pengendalian Intern

Dalam mengevaluasi pengendalian intern, auditor umumnya memperhatikan arus pemprosesan dan pendokumentasian dokumen-dokumen dalam sistem apliksasi. Pemisahan dan pembagian tugas merupakan aspek penting dalam pengendalian intern.

Pengujian Ketaatan

Membutuhkan pemahaman atas pengendalian yang akan diuji. Auditor harus mempunyai pemahaman mendasar mengenai teknik-teknik yang digunakan dalam menganalisis dan merancang sistem. Bagan IPO dan HIPO, bagan arus dokumen, bagan arus program, diagram arus data, percabangan dan tabel keputusan, dan metode matriks adalah contoh teknik-teknik sistem yang umum digunakan dalam menganalisis dan merancang sistem.

Kertas Kerja

Adalah catatan yang dipegang oleh Auditor yang berisi prosedur dan pengujian-pengujian yang diterapkan, informasi yang didapatkan, dan kesimpulan yang ditarik selama melekukan pengujian audit.

 PENGGUNAAN TEKNIK SISTEM DALAM PENGEMBANGAN SISTEM :

• Analisis Sistem

Analisis Sistem melibatkan pengumpulan dan pengorganisasian fakta. Teknik sistem yang berguna untuk analisis informasi adalah diagram alur data logika dan flowchart analitis.

• Desain Sistem

Desain sistem melibatkan penyusunan cetak biru sistem secara lengkap dan utuh. Teknik sistem seperti diagram input proses output, diagram HIPO, flowchart program, tabel keputusan dan lain sebagainya digunakan secara ekstensif untuk mendokumentasikan perancangan sistem.

• Implementasi Sistem

Implementasi sistem mencakup aktivitas aktual mempraktekkan desain sistem yang telah dibuat.

TEKNIK-TEKNIK SISTEM :

• Bagan Arus (FlowChart)

Merupakan alat yang digunakan untuk :

a. dokumentasi sistem yang sudah ada.

b. Mendesain sistem baru

c. Memberi petunjuk bagi programer yang akan membuat dan memperbaharui program komputer.Bagan arus terdiri dari dua macam yaitu :

1. Dokumen flowchart

2. Sistem / proses flowchart

• Bagan Arus Dokumen

Bagan yang digunakan untuk menganalisa distribusi dokumen (kadang sumber daya fisik lain) diantara unit organisasi dalam suatu sistem (document oriented).

Langkah-langkah dalam penyusunan Dokumen Flowchart

a. Mengidentifikasi departemen-departemen yang ikut ambil bagian dalam suatu sistem.

b. Mengidentifikasi dokumen sumber yang akan digunakan.

c. Menggambarkan bagaimana dokumen-dokumen di buat, diproses dan digunakan.

d. Menambahkan catatan yang akan memberikan keterangan mengenai suatu simbol atau kegiatan.

• Bagan Arus Sistem

Bagan yang menyediakan gambaran yang lebih lengkap mengenai langkah-langkah proses dalam suatu sistem (Process oriented). Sistem flowchart terdiri dari dari beberapa tingkatan :

- High-level System Flowchart, sistem flowchart yang penggambarannya sangat umum dan memberikan gambaran sekilas mengenai sistem.

- Intermediate-level System Flowchart, penggambarannya suatu proses yang lebih detail

- Low-level System Flowchart, menggambarkan secara khusus aplikasi-aplikasi atau kegiatan-kegiatan dari suatu proses.

• Bagan Arus Program

Bagan yang mengambarkan rangkaian atau urutan dari operasi logis yang dikerjakan komputer dalam menjalankan suatu program.

Meskipun tidak ada aturan khusus mengenai pembuatan flowchart, tapi terdapat beberapa panduan yang dapat diikuti dalam pembuatan flowchart :

1. Simbol dari proses harus selalu diletakkan diantara simbol input dan simbol output.

2. Pembuatan flowchart harus dimulai dari pojok kiri atas.

3. Selalu menggunakan simbol yang tepat tergantung dari jenis flowchartnya.

4. Hindari kekusutan dan kekacauan dengan menghindari garis yang berpotongan, apabila harus ada, dapat digunakan simbol koneksi.

5. Harus ada keterangan / deskripsi untuk memberikan kejelasan.

• Data Flow Diagram (DFD)

Suatu bagan yang memberikan gambaran mengenai arus data dalam suatu sistem atau organisasi. Digunakan terutama sebagai alat untuk mengevaluasi sistem yang sudah ada dan perencanaan pembuatan sistem baru. (lebih bersifat penggambaran secara logis dari suatu sistem).

Elemen dalam suatu DFD :

a. Proses transformasi, digambarkan berbentuk lingkaran.

b. Arus data, digambarkan berupa anak panah yang masuk atau keluar dari suatu proses transformasi.

c. Penyimpanan data, digambarkan berupa kotak persegi panjang tanpa tutup di sebelah kanannya.

d. Data sumber dan data tujuan, digambarkan berupa kotak empat persegi panjang.

• Bagan IPO dan HIPO

- Bagan IPO

Bagan yang menggambarkan suatu sistem dalam skala umum (tidak rinci) sehingga dapat digunakan untuk melihat / menganalisa suatu sistem secara utuh.

- Bagan HIPO

Bagan yang mewakili sistem dengan bertambahnya tingkatan rincian. (Tingkat rincian tergantung dari kebutuhan pemakai).