Teknik dan Dokumentasi Sistem

 TEKNIK DAN DOKUMENTASI SISTEM

Teknik-teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan.

1. Penggunaan Teknik-teknik sistem dalam Auditing

Penugasan auditing dibagi dalam 2 komponen dasar, yaitu:

a. Audit Intern bertujuan menetapkan tingkat SPI yang dapat diandalkan organisasi. Bisanya memerlukan beberapa jenis pengujian ketaatan, untuk melihat eksistensi, efektifitas, dan kontinuitas operasi pengendalian intern yang diandalkan perusahaan.

b. Audit Laporan Keuangan merupakan pengujian substantive, yakni verivikasi langsung atas laporan keuangan.

Contoh : pengujian substantive atas kas akan mencakup konfirmasi langsung saldo bank.

Evaluasi Pengendalian Intern

Dalam mengevaluasi pengendalian intern, auditor umumnya memperhatikan arus pemprosesan dan pendokumentasian dokumen-dokumen dalam sistem apliksasi. Pemisahan dan pembagian tugas merupakan aspek penting dalam pengendalian intern.

Pengujian Ketaatan

Membutuhkan pemahaman atas pengendalian yang akan diuji. Auditor harus mempunyai pemahaman mendasar mengenai teknik-teknik yang digunakan dalam menganalisis dan merancang sistem. Bagan IPO dan HIPO, bagan arus dokumen, bagan arus program, diagram arus data, percabangan dan tabel keputusan, dan metode matriks adalah contoh teknik-teknik sistem yang umum digunakan dalam menganalisis dan merancang sistem.

Kertas Kerja

Adalah catatan yang dipegang oleh Auditor yang berisi prosedur dan pengujian-pengujian yang diterapkan, informasi yang didapatkan, dan kesimpulan yang ditarik selama melekukan pengujian audit.

 PENGGUNAAN TEKNIK SISTEM DALAM PENGEMBANGAN SISTEM :

• Analisis Sistem

Analisis Sistem melibatkan pengumpulan dan pengorganisasian fakta. Teknik sistem yang berguna untuk analisis informasi adalah diagram alur data logika dan flowchart analitis.

• Desain Sistem

Desain sistem melibatkan penyusunan cetak biru sistem secara lengkap dan utuh. Teknik sistem seperti diagram input proses output, diagram HIPO, flowchart program, tabel keputusan dan lain sebagainya digunakan secara ekstensif untuk mendokumentasikan perancangan sistem.

• Implementasi Sistem

Implementasi sistem mencakup aktivitas aktual mempraktekkan desain sistem yang telah dibuat.

TEKNIK-TEKNIK SISTEM :

• Bagan Arus (FlowChart)

Merupakan alat yang digunakan untuk :

a. dokumentasi sistem yang sudah ada.

b. Mendesain sistem baru

c. Memberi petunjuk bagi programer yang akan membuat dan memperbaharui program komputer.Bagan arus terdiri dari dua macam yaitu :

1. Dokumen flowchart

2. Sistem / proses flowchart

• Bagan Arus Dokumen

Bagan yang digunakan untuk menganalisa distribusi dokumen (kadang sumber daya fisik lain) diantara unit organisasi dalam suatu sistem (document oriented).

Langkah-langkah dalam penyusunan Dokumen Flowchart

a. Mengidentifikasi departemen-departemen yang ikut ambil bagian dalam suatu sistem.

b. Mengidentifikasi dokumen sumber yang akan digunakan.

c. Menggambarkan bagaimana dokumen-dokumen di buat, diproses dan digunakan.

d. Menambahkan catatan yang akan memberikan keterangan mengenai suatu simbol atau kegiatan.

• Bagan Arus Sistem

Bagan yang menyediakan gambaran yang lebih lengkap mengenai langkah-langkah proses dalam suatu sistem (Process oriented). Sistem flowchart terdiri dari dari beberapa tingkatan :

- High-level System Flowchart, sistem flowchart yang penggambarannya sangat umum dan memberikan gambaran sekilas mengenai sistem.

- Intermediate-level System Flowchart, penggambarannya suatu proses yang lebih detail

- Low-level System Flowchart, menggambarkan secara khusus aplikasi-aplikasi atau kegiatan-kegiatan dari suatu proses.

• Bagan Arus Program

Bagan yang mengambarkan rangkaian atau urutan dari operasi logis yang dikerjakan komputer dalam menjalankan suatu program.

Meskipun tidak ada aturan khusus mengenai pembuatan flowchart, tapi terdapat beberapa panduan yang dapat diikuti dalam pembuatan flowchart :

1. Simbol dari proses harus selalu diletakkan diantara simbol input dan simbol output.

2. Pembuatan flowchart harus dimulai dari pojok kiri atas.

3. Selalu menggunakan simbol yang tepat tergantung dari jenis flowchartnya.

4. Hindari kekusutan dan kekacauan dengan menghindari garis yang berpotongan, apabila harus ada, dapat digunakan simbol koneksi.

5. Harus ada keterangan / deskripsi untuk memberikan kejelasan.

• Data Flow Diagram (DFD)

Suatu bagan yang memberikan gambaran mengenai arus data dalam suatu sistem atau organisasi. Digunakan terutama sebagai alat untuk mengevaluasi sistem yang sudah ada dan perencanaan pembuatan sistem baru. (lebih bersifat penggambaran secara logis dari suatu sistem).

Elemen dalam suatu DFD :

a. Proses transformasi, digambarkan berbentuk lingkaran.

b. Arus data, digambarkan berupa anak panah yang masuk atau keluar dari suatu proses transformasi.

c. Penyimpanan data, digambarkan berupa kotak persegi panjang tanpa tutup di sebelah kanannya.

d. Data sumber dan data tujuan, digambarkan berupa kotak empat persegi panjang.

• Bagan IPO dan HIPO

- Bagan IPO

Bagan yang menggambarkan suatu sistem dalam skala umum (tidak rinci) sehingga dapat digunakan untuk melihat / menganalisa suatu sistem secara utuh.

- Bagan HIPO

Bagan yang mewakili sistem dengan bertambahnya tingkatan rincian. (Tingkat rincian tergantung dari kebutuhan pemakai).