Sistem Pembelian Kredit

Dokumen yang digunakan untuk pembelian kredit :

1.   Surat permintaan pembelian

Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat permintaan pembelian.

2.   Surat permintaan penawaran harga

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

3.   Surat order pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.

4.   Laporan penerimaan barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

5.   Surat perubahan order pembelian

Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.

6.   Bukti kas keluar

Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok.

Catatan-Catatan Akuntansi yang Digunakan untuk pembelian kredit :

1.      Register bukti kas keluar, Adalah suatu jurnal untuk mencatat utang yang timbul dari pembelian.

2.      Jurnal pembelian, Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.

3.      Kartu utang, Jika dalam catatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang.

4.      Kartu persediaan, Dalam sistem akuntansi pembelian. Kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

Flowchart Pembelian Kredit 

 

1.                  Bagian pembelian memesan gabah, kemudian menerbitkan form pemesanan gabah.

2.                  Form pemesanan gabah diberikan kepada bagian pemasok , kemudian bagian pemasok memesan gabah dan menghasilkan hasil panen dan nota pembelian.

3.                  Hasil panen dan nota pembelian dibikrim ke bagian pembelian, dan bagian pembelian memberikan hasil panen ke bagian gabah dan nota pembelian ke pemimpin

4.                  Bagian gabah membuat laporan penerimaan barang, dan laporan tersebut dibikin 3 bagian, yang pertama diarsip, yang kedua diberikan ke pemimpin dan yang ketiga diberikan ke pemasok dan di arsip oleh pemasok.

5.                  Pemimpin memberikan bukti setor kepada pemasok dan satunya diarsip, pemasok mengecek dan menerbitkan surat pelunasan pembayaran yyang pertama diarsip dan yang kedua dikirim ke bagian pembelian.

6.                  Bagian pembelian memproses surat pelunansan pembayaran dan membuat laporan yang pertama di arsip dan yang kedua diberikan kepada pemimpin.

7.                  Dengan laporan penerimaan barang dan laporan pelunasan pembayaran, pemimpin membuat laporan pembelian dan kemudian di arsip.